Gestione Protocollo Informatico

Gestione Protocollo Informatico è un software che si propone di rendere maggiormente efficienti le aziende e le amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, consentendo con poche operazioni di archiviare la posta in entrata e in uscita attraverso un sistema di registrazione di protocollo avanzato e professionale. Il programma gestisce in maniera automatica la numerazione di ciascun documento e mette a disposizione avanzate funzioni di ricerca per parole chiave o per intervalli di tempo. Conformemente alla legge sulla privacy (decreto legislativo 196/2003), ciascun utente del software è identificato da un codice e da una password. L'amministratore può creare un numero illimitato di utenti e le operazioni di registrazione di protocollo tengono traccia del nome e del cognome di chi le ha effettuate. Il programma prevede anche l'adozione di un titolario di classificazione per permettere all'azienda di catalogare i documenti protocollati a seconda della funzione o attività cui essi fanno riferimento. Questo significa che è possibile stabilire una classificazione dei documenti, ad esempio, per oggetto o per tipologia allo scopo di facilitare la loro reperibilità in archivio. Codici identificativi di propria scelta consentono di contraddistinguere ciascun mittente o destinatario rendendo possibile la stampa di riepiloghi personalizzati relativamente alla corrispondenza in entrata o in uscita. La rubrica dei contatti permette di memorizzare sotto forma di schede tutte le informazioni relative a persone o enti con cui si hanno rapporti. Questi dati, una volta inseriti, potranno essere richiamati per la compilazione automatica delle altre schermate di lavoro del software. Nello stesso archivio sono anche disponibili funzioni per il controllo del numero di partita IVA, del codice fiscale o dei numeri delle carte di credito. L'applicativo per la compilazione delle lettere commerciali mette a disposizione un modello di lettera professionale già formattato e predisposto per il completamento automatico dei campi di testo per il mittente, il destinatario, il luogo, la data e la firma. Le lettere così facilmente redatte possono essere stampate con o senza logo personalizzato. Infine, il software dispone di uno strumento completo rivolto alla gestione delle distinte utilizzate per acquistare francobolli e marche da bollo, fornendo tutto il necessario per tenere sotto controllo le spese sostenute per l'acquisto di valori bollati o postali.