Gestione Pratiche Pro

Gestione Pratiche Pro è un software di protocollazione documentale che permette di gestire in modo semplice ed intuitivo le pratiche all'interno di aziende, studi professionali, uffici tecnici o legali, ecc.

Gestione Pratiche Pro ha l'obiettivo di agevolare e snellire la gestione delle pratiche d'ufficio fornendo un sistema di archiviazione elettronica basato sulla creazione di fascicoli, ognuno contenente tutta la documentazione relativa ad una determinata pratica.

Il programma risulta ideale per i professionisti di qualsiasi settore (come avvocati, consulenti del lavoro, commercialisti, architetti, geometri, ingegneri, periti, ecc.) e per chiunque abbia bisogno di protocollare pratiche attraverso un sistema che garantisca l'immediato accesso a tutte le informazioni archiviate.

Ogni pratica può contenere un numero illimitato di documenti ed ognuno di essi può essere collegato ognuno di essi può essere agganciato ad una persona e ad un consulente o curatore. Una potente funzione di ricerca consente di trovare tutte le informazioni di cui si ha bisogno e di individuare tutti i documenti della pratica il cui stato di lavorazione è ancora incompleto.

Gestione Pratiche Pro permette di gestire tutte le operazioni collegate alle pratiche come creazione del fascicolo, registrazione della documentazione legata a ciascuna pratica, ricerca delle informazioni presenti in archivio, esportazione e stampa delle schede dei documenti o dei risultati di ricerca.

L'archivio anagrafico consente di memorizzare le informazioni relative a persone o aziende. Oltre ad essere una completa rubrica elettronica, l'archivio consente di controllare la validità del numero di partita IVA, codice fiscale, IBAN bancario e numero di carta di credito. Inoltre, é possibile inviare messaggi di posta elettronica ad un nominativo selezionato. Durante la compilazione delle schede dei documenti che compongono le pratiche, i dati presenti nell'archivio possono essere importati in maniera semplice e veloce.

Creare una nuova pratica è un'operazione molto semplice e veloce. L'utente deve facre click sul bottone Crea nuova pratica per avere accesso ad un'apposita area in cui inserire il nome per esteso della pratica da creare. Dopo aver creato la pratica é possibile visualizzare un elenco contenente tutte le pratiche in archivio.

Nella sezione per l'archiviazione delle pratiche sono presenti un elenco di tutti i documenti presenti in archivio relativi alla pratica selezionata ed una serie di caselle di testo ideate per contenere informazioni riguardanti il documento corrente. Per assegnare un documento alla pratica, l'utente deve premere il pulsante Nuovo, compilare le caselle di testo relative alle informazioni sul documento e salvare i dati immessi. Completata loperazione, l'oggetto del documento e il suo stato corrente (pronto o incompleto) appariranno in ordine alfabetico nell'elenco complessivo dei documenti che compongono la pratica.

Ogni scheda permette di registrare informazioni riguardanti l'oggetto del documento, numero di protocollo, data di emissione, collocazione fisica sullo scaffale, tipologia, descrizione dei contenuti, stato corrente di lavorazione del documento, allegati cartacei, numero di pagine da cui è costituito il documento, eventuali annotazioni, dati del mittente e del destinatario, data di spedizione e ricezione, nome del soggetto interessato e del suo consulente o curatore.

Alla scheda di ciascun documento l'utente ha la possibilità di allegare file esterni di qualsiasi genere. Dal momento che il software consente di associare anche una cartella a ogni documento, il numero dei file che è possibile allegare è praticamente illimitato.

A ciascuna pratica è quindi possibile associare uno o più documenti protocollati, allegare file e tenere traccia di una serie di informazioni testuali che potranno essere richiamate velocemente facendo sì che ogni fascicolo sia sempre disponibile in tempo reale.

Gestione Pratiche Pro include una funzione di ricerca che consente di trovare un documento nell'archivio della pratica utilizzando come chiave l'oggetto, numero di protocollo, collocazione assegnata, tipologia, qualsiasi parola presente nelle note o nella descrizione dei contenuti, il cognome e nome del mittente, del destinatario o del soggetto interessato.

Per stampare la scheda informativa di un singolo documento é sufficiente esportarla in formato Word cliccando sull'apposita icona. Se si desidera stampare l'intero elenco dei documenti di una pratica é possibile utilizzare la finestra di ricerca, che dispone di una funzione di stampa oppure esportare l'archivio in formato Excel. La possibilità di esportare le informazioni nei formati Word ed Excel consente di condividere i dati con chi non possiede Gestione Pratiche Pro.

Un apposito pulsante consente di visualizzare l'elenco di tutti i documenti di una pratica il cui stato di lavorazione è ancora incompleto. Ultimato il documento é necessario riaprire la scheda richiamandola con la funzione di ricerca, aggiornare lo stato corrente da incompleto a pronto e salvare le modifiche apportate.

Gestione Pratiche Pro è un software per aziende e studi professionali che permette di risolvere i problemi di gestione, controllo e reperimento dei documenti cartacei e digitali organizzandoli in agevoli fascicoli elettronici.