Gestione Autofficina

Gestione Autofficina è un software facile e intuitivo che fornisce ad un'officina meccanica tutto l'occorrente per organizzare i lavori di riparazione e di revisione degli automezzi. Il programma permette di archiviare l'anagrafica dei veicoli che entrano in officina, di gestire il magazzino dei ricambi auto, di emettere ricevute o fatture da rilasciare ai propri clienti per gli interventi eseguiti, di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti e molto altro.

Il parco automezzi permette di creare una scheda per ogni veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, GPL, elettricità), i cavalli fiscali, la cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di carburante, la portata massima, gli accessori e gli strumenti in dotazione. Nello stesso schedario è possibile annotare i dati dell'officina per la manutenzione ordinaria e di quella per la manutenzione straordinaria, i chilometri percorsi dal veicolo, le sue condizioni attuali, gli incidenti subiti e le riparazioni effettuate.

E' presente una sezione in cui riportare gli estremi del libretto di circolazione, del certificato di proprietà del veicolo e del contratto di assicurazione. Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei documenti dell'automezzo.

E' possibile indicare per ogni automezzo le scadenze di assicurazione, bollo, bollino blu, revisione, tagliando, cambio olio, cambio pneumatici, cambio filtri, revisione dei freni. Ogni scadenza è affiancata da una casella in cui specificare il costo della stessa.

La scheda del veicolo può essere corredata di una foto in formato Jpeg che viene ridotta in scala in automatico per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E' comunque possibile visualizzare l'immagine nelle sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic su un'apposita icona. Il software consente, inoltre, di reperire velocemente su Internet, tramite il motore di ricerca di Google, informazioni relative alla marca e al modello dell'auto selezionata.

Per ogni intervento tecnico effettuato è possibile archiviare una scheda di lavorazione da stampare e consegnare al cliente contenente la targa dell'automezzo, la marca e il modello, lo stato della garanzia, i dati del cliente, la data e l'ora dell'intervento e il luogo in cui è stato effettuato (ad esempio, presso l'officina o su strada), il nome del meccanico che ha eseguito i lavori, i difetti riscontrati nell'automezzo, la descrizione dell'intervento eseguito, il materiale impiegato, la data e l'ora della riconsegna del veicolo al cliente.

La scheda di lavorazione consente anche di annotare lo stato dei lavori, ossia se l'automezzo è stato riparato o revisionato, se non è riparabile, se è pronto per la riconsegna o se è già stato riconsegnato. Nella scheda è inoltre possibile indicare il numero e la data della fattura o ricevuta che è stata rilasciata al cliente e l'importo della stessa. Un'apposita casella permette di specificare se il conto è stato saldato.

Il software permette di creare riepiloghi degli interventi tecnici utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, è possibile ottenere il riepilogo degli interventi eseguiti da un certo meccanico in uno specifico giorno o mese dell'anno, a favore di un determinato cliente, su un preciso automezzo, e così via. Appositi pulsanti permettono di visualizzare l'elenco dei veicoli non ancora riconsegnati ai clienti e tutti i conti non saldati.

A ciascuna scheda di lavorazione è possibile allegare file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la documentazione relativa all'autoveicolo riparato o revisionato. L'utente del software ha anche la possibilità di associare una cartella alla scheda di ogni intervento tecnico la quale può contenere un numero illimitato di file. Tale cartella può essere aperta con pochi clic per consultare, aggiungere o cancellare i file collegati alla scheda di lavorazione.

Il magazzino dei ricambi auto permette di gestire in un'unica schermata i dati più importanti relativi a ciascun articolo di cui il proprio magazzino dispone. L'operazione di archiviazione dei dati è utile sia per tenere traccia di ogni indicazione inerente ai ricambi auto e al loro acquisto, sia per la compilazione delle schede degli interventi tecnici e delle ricevute o fatture da rilasciare ai propri clienti.

La scheda del magazzino dei ricambi auto permette di annotare il codice e la tipologia dell'articolo, la marca, il modello e gli accessori, una descrizione sintetica dell'articolo, i dati del fornitore da cui si è acquistato il materiale, il prezzo al pubblico, la collocazione dell'articolo sugli scaffali del proprio magazzino, la giacenza di cui si dispone al momento indicando un numero di pezzi minimo oltre il quale si desidera essere avvisati per effettuare un nuovo ordinativo. Il codice dell'articolo, la sua descrizione e il prezzo al pubblico sono dati che possono essere importati quando si redige una ricevuta o fattura per velocizzarne la compilazione.

Alla scheda di ciascun articolo è possibile allegare file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, una sua foto o la documentazione tecnica relativa al ricambio auto descritto. Anche in questo ambiente si ha la possibilità di associare una cartella ad ogni scheda la quale può contenere un numero illimitato di file. Il pulsante Sottoscorta permette di visualizzare l'elenco dei ricambi auto in esaurimento, mentre la funzione Cerca sul Web consente di reperire su Internet, tramite il motore di ricerca di Google, informazioni relative all'articolo descritto nella scheda corrente.

L'archivio clienti è una rubrica elettronica che consente di registrare i dati personali dei propri clienti per poterli poi importare quando si archiviano le schede degli interventi e degli appuntamenti o quando si emettono ricevute o fatture.

Sono presenti vari campi nei quali inserire il cognome e il nome del cliente, l'indirizzo e la città, la categoria di cliente, i prodotti o servizi di interesse, le modalità di pagamento, gli sconti praticati, gli automezzi posseduti, i recapiti telefonici, e altre informazioni riguardanti la persona. Ogni scheda può essere corredata di eventuali annotazioni.

Per annotare che il cliente acconsente a ricevere pubblicità, è sufficiente spuntare la relativa casella. Il pulsante Sì pubblicità visualizza l'elenco di tutte le schede in cui è stato messo il segno di spunta a tale casella.

Alla scheda di ciascun cliente può essere associato il percorso di una cartella che potrà contenere qualsiasi tipo di file attinente al nominativo. Il contenuto della cartella potrà essere visualizzato dall'interno della schermata di lavoro. La funzione Allega file permette, invece, di abbinare alla scheda fino a tre file da richiamare velocemente con un solo clic.

Il salvataggio o la modifica della scheda tiene traccia del giorno e dell'ora in cui è stata effettuata l'operazione. Il pulsante Cerca sul Web permette di trovare su Internet, tramite Google, informazioni relative al cliente corrente dopo averne indicato il cognome e il nome all'interno dell'apposita casella di testo.

L'applicativo permette, inoltre, di inviare un messaggio e-mail al cliente selezionato lanciando automaticamente il software predefinito per la gestione della posta elettronica con la comodità di trovare già trascritto l'indirizzo e-mail nella relativa casella.

I campi relativi ai numeri di partita IVA, codice fiscale, carta di credito e codice IBAN sono affiancati da pulsanti che consentono di controllare la validità dei dati inseriti. Una finestra di messaggio ci informerà sull'esito della verifica. Se il numero di partita IVA è esatto, ci verrà anche fornito l'indicazione dell'Ufficio provinciale che lo ha rilasciato.

L'ambiente di lavoro Scadenzario e appuntamenti consente di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti giornalieri, mensili o annuali presi con i propri clienti e di essere avvertiti al sopraggiungere della data.

L'utente può registrare un numero infinito di appuntamenti per ciascun giorno. Gli appuntamenti inseriti potranno essere visualizzati in ordine cronologico in base alla data e all'ora oppure in ordine alfabetico in base al cognome e nome del cliente, alla marca e modello dell'automezzo o al tipo di veicolo.

Per ogni scadenza o appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente.

Per visualizzare l'elenco delle scadenze o appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare gli appuntamenti relativi al giorno o al mese selezionato. La visualizzazione degli appuntamenti in base alla data e all'ora avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'utente li ha inseriti in archivio.

Le scadenze e gli appuntamenti possono essere descritti nei minimi dettagli indicando i dati e i recapiti del cliente e le caratteristiche dell'automezzo da riparare o revisionare. Appositi pulsanti permettono di indicare se l'appuntamento è stato confermato.

Nel programma è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi degli appuntamenti utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco degli appuntamenti che sono stati confermati, relativi ad un mese specifico, con riferimento ad un determinato cliente, eccetera.

L'applicativo Emissione ricevute permette di compilare e stampare ricevute o fatture da rilasciare ai clienti per gli interventi tecnici effettuati a loro favore creando ogni anno un nuovo archivio. La compilazione della ricevuta o fattura è facilitata dalla possibilità di importare gli articoli presenti nel magazzino dei ricambi auto effettuando in automatico l'aggiornamento della giacenza. Anche i dati del cliente possono essere importati dal relativo archivio.

E' possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nel documento e si può stabilire da che numero far partire la numerazione automatica delle ricevute o fatture. Il calcolo del totale della fattura e dell'ammontare dell'IVA in base all'aliquota specificata è un'operazione effettuata automaticamente dal programma. Tutti gli importi sono calcolati in euro con supporto fino a quattro cifre dopo la virgola e arrotondamento del totale ai due centesimi.

La stampa della ricevuta o fattura riporta in calce la nota informativa sulla privacy (D.Lgs. 196/2003). Come previsto dalla stessa normativa, il software è protetto da una password gestita dall'utente per impedire l'accesso al programma da parte di persone non autorizzate. Inoltre, le fatture consentono di inserire per ciascun cliente sia la partita IVA sia il codice fiscale.

Gli archivi di Gestione Autofficina possono essere convertiti in un file di Microsoft Word oppure in un foglio di Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse.

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Autofficina funziona anche su chiavetta USB. Il software dispone di una funzione di installazione guidata affinché l'utente possa creare automaticamente le icone per l'avvio del programma e per la sua disinstallazione. Una volta installato il software, è comunque possibile copiare su pen-drive la cartella di Gestione Autofficina presente sul disco fisso e ciò consentirà di utilizzare il programma senza installazione, semplicemente lanciando l'eseguibile (file Gestione_Autofficina.exe).

Gestione Autofficina è quindi lo strumento ideale per le officine meccaniche che vogliono avvalersi del proprio computer per eseguire i propri interventi di riparazione o di revisione degli automezzi e non dimenticare mai le scadenze e gli appuntamenti con i propri clienti. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.