Gestione Call Center

Gestione Call Center è un software che permette di organizzare al meglio tutti gli aspetti del lavoro di un call center. Il programma, infatti, consente di archiviare le informazioni relative ai clienti e alle telefonate effettuate e di fissare appuntamenti tra gli agenti di zona e i clienti. Il responsabile del call center può anche registrare i dati dei dipendenti della ditta, ossia degli agenti e degli operatori addetti alle chiamate, e può effettuare le operazioni di backup, di ripristino o di azzeramento dell'archivio delle telefonate.

Con Gestione Call Center è quindi possibile tenere sotto controllo gli appuntamenti giornalieri, mensili o annuali presi con i clienti ed essere avvertiti al sopraggiungere della data. Il software permette anche di tenere traccia di tutti i clienti che hanno chiesto di essere ricontattati.

L'operatore può registrare un numero illimitato di appuntamenti per ciascun giorno. Gli appuntamenti inseriti potranno essere visualizzati in ordine cronologico in base alla data e all'ora oppure in ordine alfabetico in base al cognome e nome del cliente, dell'agente di zona o dell'operatore che ha registrato la chiamata.

Per ogni appuntamento è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente.

Per visualizzare l'elenco degli appuntamenti imminenti, basta fare clic sulla relativa scritta. Il calendario permette, inoltre, di richiamare gli appuntamenti relativi al giorno o al mese selezionato. La visualizzazione degli appuntamenti in base alla data e all'ora avviene indipendentemente dall'ordine con cui l'operatore li ha inseriti in archivio. E' anche possibile visualizzare l'elenco di tutti gli appuntamenti dell'anno.

La registrazione di un appuntamento può essere eseguita nel momento in cui si archivia una telefonata. La scheda della telefonata tiene traccia della data e dell'ora in cui questa è stata effettuata, dell'argomento che è stato trattato, dei dati del cliente comprensivi dei suoi recapiti telefonici, del nome dell'operatore e, all'occorrenza, delle informazioni relative all'appuntamento fissato (data, ora, luogo, agente di zona e giorni di preavviso). Un apposito pulsante permette, inoltre, di indicare se il cliente deve essere ricontattato.

Nel programma è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle telefonate utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle chiamate che sono state fatte da un certo operatore in un giorno o in un mese specifico, con riferimento ad un determinato cliente, agente o argomento, eccetera.

Gestione Call Center mette anche a disposizione una rubrica dei clienti gestibile dagli operatori che interagisce con l'applicativo per la gestione delle telefonate e degli appuntamenti, velocizzando la compilazione delle schede. Tale rubrica dispone di strumenti avanzati che permettono di verificare la validità del codice fiscale, del numero di partita IVA, del codice IBAN e del numero di carta di credito di ciascun cliente o di inviargli messaggi e-mail.

A ciascun cliente è possibile associare una cartella o allegare file di qualsiasi genere che potrebbero contenere la documentazione relativa al prodotto o servizio che gli è stato offerto. Anche le schede con i dati personali di ogni singolo operatore o agente di zona, gestibili soltanto dall'amministratore, possono essere corredate di file esterni o associate ad una cartella.

La rubrica dei clienti, degli operatori e degli agenti e l'archivio delle telefonate possono essere convertiti in un file di Microsoft Word oppure in un foglio di Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse.

Gestione Call Center può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere l'archivio delle telefonate e quello dei clienti fra più postazioni di lavoro. L'acquisto di una singola licenza autorizza l'utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

Gestione Call Center è quindi lo strumento ideale per tutte le aziende che contattano con frequenza i propri clienti e non vogliono rischiare di dimenticare un solo appuntamento. L'utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.