Protocollo Posta e Documenti

Protocollo Posta e Documenti è un software che si propone di rendere maggiormente efficienti le aziende e le amministrazioni attraverso l'eliminazione dei registri cartacei, consentendo con poche operazioni di archiviare i documenti e la posta in entrata, in uscita o interna attraverso un sistema di registrazione di protocollo avanzato e professionale.

Protocollo Posta e Documenti gestisce in maniera automatica la numerazione di ciascun documento e mette a disposizione avanzate funzioni di ricerca per parole chiave o per intervalli di tempo.

Quando si protocolla un documento è possibile allegare alla sua scheda file esterni di qualsiasi genere ed anche un'intera cartella (che può conenere per esempio la versione digitale del documento protocollato acquisita con il proprio scanner).

Conformemente alla legge sulla privacy (decreto legislativo 196/2003), ciascun utente del programma è identificato da un codice e da una password. L'amministratore può creare un numero illimitato di utenti e le operazioni di registrazione di protocollo tengono traccia del nome e del cognome di chi le ha effettuate.

Protocollo Posta e Documenti prevede anche l'adozione di un titolario di classificazione per permettere all'azienda di catalogare i documenti protocollati a seconda della funzione o attività a cui essi fanno riferimento (per esempio é possibile classificare i documenti per oggetto o per tipologia) in modo da facilitare la loro reperibilità in archivio.

Codici identificativi scelti dall'utente consentono di contraddistinguere ciascun mittente o destinatario rendendo possibile la stampa di riepiloghi personalizzati della corrispondenza in entrata, in uscita o interna.

La rubrica dei contatti permette di memorizzare tutte le informazioni relative a persone o enti con cui si hanno rapporti. Questi dati, una volta inseriti, possono essere richiamati per compilare velocemente le schede del protocollo. Nello stesso archivio sono anche disponibili funzioni per il controllo del numero di partita IVA, codice fiscale o codice IBAN.

Protocollo Posta e Documenti può essere utilizzato su due distinti livelli, cioé in qualità di amministratore con pieni privilegi su tutti gli ambienti di lavoro o in qualità di dipendente con il solo accesso alla sezione dedicata alla protocollazione dei documenti nonché all'archivio dei contatti. Ciascun dipendente può avere accesso al software soltanto dopo che l'amministratore avrà creato per lui un'apposita scheda nell'archivio dei dipendenti abbinando al nominativo un ID utente ed una password.